Formation Mener une réunion efficace

Les réunions sont indispensables au bon fonctionnement des entreprises, néanmoins le temps perdu en réunions inefficaces pèse trop lourdement sur la productivité des sociétés ou des organisations de tout type.

Cette formation vous préparera à mener une réunion de manière efficace et productive et de gérer parfaitement la dynamique de groupe.

Programme :

Préparer et organiser une réunion

• Identifier les différents types de réunions
• Planifier et programmer
• Annoncer l'ordre du jour, les priorités, et clarifier l’objectif
• Sélectionner le lieu, les participants, le rapporteur
• Gérer la logistique
• Savoir utiliser des supports visuels

Communiquer aisément en groupe

• Comprendre les règles de base de la communication et la dynamique de groupe
• Gérer le positionnement, et prendre sa place
• Empathie et capacité d'identification
• Ecoute active et attitudes facilitatrices
• Contaminations comportementales
• Auto-confirmation et croyances

Savoir prendre la parole et mener une réunion

• Ajuster sa posture, la gestuelle et le regard
• Coordonner le verbal et non verbal
• Etre capable de s'affirmer : mesurer sa parole, transmettre son message, savoir convaincre et impliquer son auditoire.
• L'exploitation de la voix. Le timbre, le rythme, l’intonation
• Gérer le stress. Réguler le souffle et les variations internes
• Contrôler le trac : trucs et astuces

Animer une réunion

• La réunion en comité restreint, et grande réunion
• Exécuter les quatre phases de réunion en contractant, collectant, construisant, synthétisant.
• Les rôles de l'animateur : Guider, réguler, accompagner
• Maîtriser les phases d'animation: tour de table, groupes, sous-groupes, débat, brainstorming, et synthèse
• Savoir gérer le temps, et maîtriser les imprévus
• Intégrer les participants "compliqués"
• Solutionner les situations délicates, éviter la création de clans, neutraliser les règlements de compte
• Conférence téléphonique et visioconférence

Conclure et s'auto- évaluer – Clôturer la réunion

• Fignoler les cinq dernières minutes.
• Rédiger et envoyer le compte-rendu.
• Concevoir un plan d'actions